生成AIで責任分担表を作る方法｜担当・承認・相談・報告を整理する手順

責任分担表は、作業ごとに「実行する人」「完了を判断する人」「相談先」「報告先」を記す表です。生成AIには、作業一覧と確認済みの役割から下書きを作らせます。分からない欄は残し、関係者が確認してから使います。

福島県の中小企業で、総務と現場が共同で資料を更新したり、新しい業務を始めたりするときの使い方を紹介します。AIに任せるのは表の下書きと不明点の抽出まで。誰に仕事を任せるか、どこまで決める権限があるかは、社内で合意する必要があります。

作業そのものが決まっていない場合は、先に生成AIでWBSを作る手順で洗い出してください。本稿では、決まった作業に対する役割の整理に絞ります。

責任分担表は「作る人」と「完了を判断する人」を分ける

「総務が担当」とだけ書くと、資料を作るのか、内容を確認するのか、配布まで行うのかが分かりません。作業ごとに関わり方を分けるために使えるのが、RACIという考え方です。

RACIは、Responsible（実行）、Accountable（結果に責任を持つ）、Consulted（相談）、Informed（報告を受ける）の四つを区別します。この記事では、小さな改善業務で使いやすいように、次の日本語で表を作ります。

役割	表で確認すること	資料更新の例
実行担当	誰が成果物を作るか	配布資料の改訂案を作る
完了判断・承認	誰が結果に責任を持ち、完了を認めるか	この版を配布してよいか判断する
相談先	判断前に誰の意見・知識が必要か	現場で使う項目に漏れがないか聞く
報告先	決定や完了を誰に知らせるか	配布後に利用部門へ連絡する

ここでいう承認欄は、社内規程の決裁権限を変更するものではありません。既存の承認経路に合わせて、作業の完了を誰が判断するのかを書きます。

小さな会社では同じ人が実行と承認を兼ねることもあります。その場合も欄を省かず、兼任してよい作業かを確認しましょう。独立した確認者が必要な業務に、この簡易表だけを当てはめないことが前提です。

AIに渡す前に作業・役割・根拠をそろえる

AIへ組織図だけを渡して担当を割り振らせると、肩書きから権限を推測した案が混ざるおそれがあります。まず対象業務を一つ選び、次の情報を用意してください。

• 作業IDと成果物：何を作り、どの状態で終えるか。
• 確認済みの役割：実行や承認について、何が決まっているか。
• 根拠ID：どのメモや合意事項に書いてあるか。
• 未確定の点：担当不明、確認待ち、資料間の食い違い。

入力するのは、会社が利用を認めた環境で扱える範囲の情報だけです。氏名や連絡先、顧客情報を省き、「総務担当」「利用部門責任者」などの役割名で試す方法もあります。役割名に置き換えても内容から人や案件が分かる場合は、さらに情報を減らすか、架空データを使います。

入力範囲の整理には生成AIの社内利用ルールも参考になります。

架空の資料更新メモから責任分担表を作るプロンプト

以下は説明用の架空例です。実在する会社の運用や支援実績ではありません。

社内の備品貸出案内を更新する場面を考えます。改訂案の作成と内容確認は決まっていますが、旧版を取り下げる担当がまだ決まっていません。AIには、その穴を埋めるのではなく、確認事項として出してもらいます。

次の架空メモを、責任分担表の下書きに整理してください。

対象：備品貸出案内の更新と配布
対象外：貸出システムの変更、備品購入の決裁

作業一覧：
T1 改訂案の作成。新しい貸出手順を反映した原稿を作る。
T2 配布版の確定。内容を確認し、配布してよい版を決める。
T3 新版の配布。利用部門へ確定版を届ける。
T4 旧版の取下げ。共有先に古い案内が残っていないか確認する。

確認済みメモ：
M1 総務担当がT1を実行する。
M2 T1では利用部門の窓口に、現場で必要な説明を相談する。
M3 T2は総務責任者が内容を確認し、配布可否を決める。
M4 T3は総務担当が実行する。利用部門の窓口へ配布完了を報告する。
M5 T4の担当と完了確認者は、次の打ち合わせで決める。

条件：
・列は作業ID、作業、実行担当、完了判断・承認、相談先、
  報告先、根拠ID、未確認事項にする。
・資料に書かれていない担当や権限は推測しない。
・未記載は「未確認」、明示的に決まっていないものは「未定」とする。
・役割が不要とはっきり確認できた場合だけ「対象外」とする。
・同じ人の兼任を勝手に解消しない。
・矛盾があれば片方を採用せず、両方の根拠IDを残す。
・表の後に、関係者へ確認すべき質問を出す。

生成された表は、少なくとも次の内容と照合します。下表は確認用の一例で、実際の生成結果や社内の確定事項ではありません。

作業	実行担当	完了判断・承認	相談・報告	根拠と未確認事項
T1 改訂案	総務担当	未確認	相談：利用部門窓口	M1・M2。T1単独の完了判断を置くか確認
T2 配布版確定	総務責任者	総務責任者	未確認	M3。この作業では内容確認と配布判断を兼任
T3 新版配布	総務担当	未確認	報告：利用部門窓口	M4。配布完了を誰が確かめるか確認
T4 旧版取下げ	未定	未定	未確認	M5。対象の共有先と担当を次回決定

M3で決まっているのは、配布版の内容確認と配布可否の判断です。これを根拠に「旧版の取下げも総務責任者が承認する」と広げないようにします。

担当の空欄・承認者の重複・相談の順番を確認する

下書きを点検するときは、表の見栄えよりも、実際に作業が止まる場所を見ます。

担当が未定の作業は、決める人と確認日を別の一覧に残します。「未定」と書いただけでは、次回も同じ状態で残るためです。T4なら、旧版が置かれている場所を洗い出し、それぞれを変更できる人へ確認する作業から始めます。

完了を判断する人が複数いる作業は、順番を確認してください。二人の承認が社内規程で必要なら、AIに一人へ減らさせず、「内容確認」「最終承認」のように段階を分けます。同じ欄に名前を並べるだけでは、誰の確認を待っているのか分かりにくくなります。

相談先と報告先は、連絡する時点が異なります。現場の意見を反映する必要があるなら、配布後の報告だけでは間に合いません。「原稿作成中に相談」「配布後に報告」のように、表と一緒に順番も決めましょう。前後関係が複雑なら、業務フロー図の作り方で流れを整理できます。

関係者の確認後に版を確定し、一度の業務で試す

AIが作った表には「下書き」と明記し、担当者へ割り当て内容と作業量を確認します。役割が書かれていることと、本人が引き受けたことは別です。

確認後は、版・適用開始日・合意を確認した人を記録してください。変更が出たときは、どの作業の役割を、なぜ変えたかを残します。担当者の不在時も、表に代行者を書くだけで権限が生まれるわけではありません。社内で認められた代行手順を確認してから反映します。

最初は、資料更新など一度で区切れる業務で試すのがよいでしょう。終了後に「確認先が分からず止まった作業」「二重に行った作業」「報告が届かなかった相手」を振り返ると、次の版で直す箇所が具体的になります。

生成AI研修では「割り当てる速さ」より未確定事項を見つける練習をする

研修では、あえて担当不明や矛盾を入れた架空メモを使うと、AIの出力を確認する練習になります。受講者には、表を完成させるだけでなく、根拠のない割り当てを消し、関係者に聞く質問まで作ってもらいます。

見るべき点は、すべての欄が埋まったかではありません。「分からないまま残す箇所」と「人が決める箇所」を説明できるかです。そこまで扱うと、自社の業務でもAIの案をそのまま配布せずに確認する手順を練習できます。

福島県内で業務整理とAI活用を一緒に進めたい場合は、福島県の企業向けAI活用支援をご覧ください。相談する際は、困っている業務、現在の役割分担、止まりやすい工程を整理すると、研修で扱う範囲を検討しやすくなります。

責任分担表と生成AIについてよくある質問

WBSと責任分担表は両方必要ですか？

作業と役割を同じ表で確認できれば、別ファイルに分ける必要はありません。WBSは必要な作業を分解するため、責任分担表は各作業への関わり方を確認するために使います。管理する表を増やすより、確認漏れが起きている項目を補うことから始めてください。

少人数の会社でもRACIの四つの役割を全部埋めますか？

すべての作業に相談先や報告先が必要とは限りません。ただし、未確認の欄を「不要」と見なさないようにします。関係者へ確かめたうえで、必要がない欄を「対象外」として残す運用を勧めます。

AIに担当者の負担を均等にしてもらえますか？

表の担当件数を整理することはできますが、件数だけで負担は分かりません。作業時間、繁忙期、必要な権限、経験を人が確認してから調整します。AIが出した均等な割り当て案を、そのまま勤務や担当の決定に使わないでください。

まとめ

責任分担表を生成AIで作る目的は、表を埋めることではなく、誰に何を確認すれば仕事が進むかを明らかにすることです。確認済みの役割を根拠付きで整理し、未定・未確認・対象外を区別します。

まず一つの業務を選び、担当と完了判断が曖昧な工程を見つけるところから始めましょう。関係者と合意し、実際に使った結果を表へ戻すことで、自社の仕事に合う分担へ直していけます。