生成AIで業務フロー図を作る手順｜福島県の中小企業向け

生成AIで業務フロー図を作るときは、現場のメモから工程表を作り、担当者と分岐条件を確認してから図にします。最初から矢印をつなぐと、不明な手順まで確定しているように見えるためです。通常どおり進む場合に加え、不備の差し戻しや確認待ちも、一件の仕事をたどって確かめましょう。

福島県の中小企業で、総務・現場・管理者の間を行き来する仕事を整理したい方に向けた実務提案です。特定のAI製品の操作ではなく、業務の受け渡しを図にするための材料と確認方法を扱います。

業務フロー図では、作業の順序と担当間の受け渡しを示す

業務フロー図は、仕事が始まってから終わるまでの順序や、条件によって進み方が変わる箇所を表した図です。「確認する」という箱だけでなく、誰が何を受け取り、どの状態なら次へ渡せるかを書きます。

たとえば総務から現場へ書類を渡す場面では、「総務が送付した」と「現場が受け付けた」の間に時間が空くことがあります。送付と受付を一つの箱にまとめると、この待ち時間が見えません。

担当者ごとに帯を分け、帯の中に工程を置くと、部署をまたぐ矢印を追いやすくなります。最初の図では、細かな画面操作より、この境界に注目してください。

作りたい資料	確認すること
業務棚卸しシート	改善候補となる業務は何か
業務フロー図	一件の仕事が誰を経由し、どこで分岐・停止するか
業務マニュアル	各工程をどのように実行するか
WBS（作業分解表）	新しい企画の完成に必要な作業は何か

対象業務をまだ選べていない場合は、AI導入前の業務棚卸しから始めます。今回は、選んだ一つの日常業務を図にするところに絞ります。

生成AIへ渡す前に、開始・終了・担当・判断条件をそろえる

対象範囲は「備品管理全体」のように広くせず、「貸出申請の受付から引き渡しまで」のように区切ります。返却や購入も含めると、別の条件が混ざって図が複雑になるからです。

元のメモには番号を付けます。図の各工程を元の説明へ戻って確かめるための番号で、個人名や顧客名は必要ありません。次の項目を、担当者に確認した範囲でそろえましょう。

• 開始条件と終了条件
• 作業を担当する役割
• 受け取る情報と、次へ渡す情報
• 作業の順序と分岐条件
• 差し戻し先、再開する工程
• 待っている間の状態と、再開のきっかけ
• メモが食い違う点、まだ分からない点

入力に使うのは、社内で許可された情報の範囲です。記号に置き換えても、内容から相手が分かる場合があります。許可範囲が不明なら、以下のような架空の業務で手順を試してください。

架空の備品貸出で、工程と分岐を整理する

次は説明用に作った架空の運用です。実在する企業の業務や、推奨する貸出規程を示したものではありません。

• M1：利用者が、備品名・利用日・必要数を記入して総務へ申請する。
• M2：総務が三つの項目を確認する。不足があれば利用者へ返し、利用者は補って再提出する。
• M3：項目がそろっていれば、総務が貸出可能数を確認する。
• M4：必要数を確保できれば、総務が備品を引き渡し、引き渡し済みと記録する。ここで対象業務は終了する。
• M5：確保できなければ、総務が利用者へ日程変更を相談し、回答待ちとする。
• M6：利用者が変更日を回答したら、総務が変更日の貸出可能数を再確認する。取り下げの回答なら、その旨を記録して終了する。回答期限と無回答時の扱いは未確認。

この段階でAIに図を描かせると、M6の無回答時に「一定期間で自動取消」といった手順が補われるかもしれません。まず工程表にし、未確認事項を残します。

以下のメモから、現在の業務を表す工程表の下書きを作ってください。
目的は、担当間の受け渡しと止まる条件の確認です。

対象範囲：貸出申請の受付から引き渡し、または取り下げまで
出力項目：工程ID、担当の役割、作業、受け取る情報、
次へ渡す情報、次工程へ進む条件、根拠のメモ番号

条件：
- メモにない作業、期限、承認者、判断基準を追加しない
- 不足情報と矛盾は、工程表の下に確認事項として分ける
- 確認待ちは、何の回答を待ち、何をきっかけに再開するかを書く
- 現在の手順に改善案を混ぜない
- 図はまだ作らない

業務メモ：
［入力を許可されたメモ、または上記の架空例を貼る］

AIの下書きは、各役割の担当者が確認します。「総務が確認する」と書かれていても、実際には現場へ在庫を聞いているなら、その受け渡しが抜けています。元メモの不足を補ってから工程表を確定してください。

図にする前に、矢印の行き先を接続表で確認する

工程表を確認したら、次は箱同士のつながりを整理します。これを接続表として残すと、図の見た目に左右されず、矢印の漏れを確認できます。

架空例では、工程を「A：申請」「B：項目確認」「C：修正・再提出」「D：貸出可能数確認」「E：引き渡し・記録」「F：日程相談・回答待ち」「G：取り下げ記録」に分けたとします。接続表の一部は次の形になります。

接続	矢印の条件・意味	根拠
A → B	申請が届く	M1・M2
B → C → B	項目不足を補い、再提出して再確認	M2
B → D	必須項目がそろう	M2・M3
D → E → 終了	必要数を確保できる	M4
D → F	必要数を確保できず、日程を相談する	M5
F → D	変更日の回答を受け、空きを再確認する	M6
F → G → 終了	取り下げの回答を受ける	M6

Fで回答が来ていない間は、回答待ちの状態にとどまります。無回答を自動的な取消として扱わず、回答期限や連絡方法を未確認事項に残します。

図にする際は、作業を四角、条件による分岐をひし形、開始と終了を丸みのある形で表すなど、読み手が区別できる凡例をそろえましょう。待機の箱には再開条件も添えます。

確認済みの工程表から、業務フロー図にするための接続表を作ってください。
出力項目：出発工程ID、到着工程ID、接続条件、根拠のメモ番号

条件：
- 工程IDと担当の役割を変えない
- 分岐は条件を書き、「はい」「いいえ」だけで済ませない
- 差し戻し後の再確認先を示す
- 待機から再開する条件を示す
- 未確認の経路は決めず、確認事項へ分ける
- 接続先のない工程、入ってくる矢印のない工程も列挙する
  （開始・終了など、意図したものは理由を付ける）

確認済みの工程表とメモ：
［ここに貼る］

接続表を人が確認した後で、普段使っている図形編集の道具へ反映します。AIに図の下書きも依頼する場合は、工程IDを残し、接続表と一本ずつ照合してください。図を作る方法が変わっても、確認する内容は同じです。

業務フロー図は、通常・差し戻し・回答待ちを歩いて確かめる

図が完成したら、担当者が一件の仕事を受け持つつもりで、開始から終了までたどります。架空例なら、次の四通りで確認できます。

1. 項目がそろい、備品も確保できる。
2. 項目不足で差し戻され、修正後に引き渡される。
3. 備品を確保できず、変更日の回答後に再確認する。
4. 日程相談に回答がなく、待機が続く。

確認するのは「次の箱があるか」だけではありません。担当が切り替わる矢印ごとに、渡すもの、受け取る人、受付を確認する方法を説明してもらいます。説明が食い違った箇所は、図の書き方ではなく運用の確認事項です。

途中で止まる経路が見つかっても、AIに適当な接続を足させないでください。現場で既に行っている手順なのか、新しく決める必要があるのかを分け、業務の責任者が確認します。

現状の業務フローとAI導入後の案は、別の図で比較する

現状図を確かめてから、改善案を別の図にします。元の図に改善案を書き足すと、実際の運用と検討中の手順が混ざるためです。

たとえば「申請内容をAIで整理する」を加えるなら、どの情報を入力し、誰が出力を確認し、読み取れなかった場合にどこへ戻すかを明記します。確認工程を置いた結果、受け渡しが増えることもあります。

効果の見込みは、図の箱の数だけでは判断できません。作業に使う時間と、次の人の対応を待つ時間を分けて記録します。処理時間を測っていない工程を、AIの推定だけで「最大のボトルネック」と確定しないようにしましょう。

改善案を支援会社へ相談する場合は、AI導入前の要件整理シートに、対象工程、作る成果物、確認者、手順を戻す条件を転記すると、相談内容を絞れます。

福島県の企業で業務フロー作成を研修に取り入れるなら

生成AI研修では、図の完成だけを課題にせず、担当者が矢印の意味を説明できるところまで試すことを提案します。架空のメモを使い、一人が工程表を作り、別の人が差し戻しや待機をたどる演習なら、入力情報を増やさずに確認の練習ができます。

実業務へ移す際は、対象範囲、確認した日、版、業務の責任者を図と一緒に記録します。細かな操作説明は業務マニュアルへ分け、図には参照先を付けると、全体の流れを追いやすくなります。

合同会社コミットメントでは、福島県の企業向けAI活用支援を行っています。相談時は「総務から現場への受け渡しが分かりにくい」など、整理したい範囲をお知らせください。資料の原文を送る前に、対象業務と入力できる情報を確認します。

業務フロー図と生成AIについてよくある質問

手順が決まっていない業務も図にできますか？

分かっている工程だけを図にし、未確認の箇所を明示するところまでは進められます。ただし、未確認事項を残した図を正式な業務手順として配布しないようにします。担当者ごとに進め方が違う場合は、まず違いを記録し、統一するかどうかを責任者が判断します。

AIが提案した改善手順は、そのまま採用してよいですか？

現場の制約を確認してから判断します。確認工程を省く案なら、その工程が何を防いでいるのかを担当者に聞いてください。図が短くなることと、業務が安全に終わることは別の評価です。

業務フロー図を作れば自動化できますか？

図だけでは実行できません。自動化する工程の入力形式、使うシステム、アクセス権限、失敗時の連絡先などを別途決める必要があります。まずは現状の受け渡しを確認する資料として使い、試す工程を一つ選びましょう。

まとめ

生成AIで業務フロー図を作るなら、現場メモ、工程表、接続表、図の順に確認します。担当が切り替わる場所、条件で分かれる道、差し戻し先、待機から再開するきっかけを残すと、実際の仕事と照合できます。

最初の一歩は、一つの業務の開始と終了を決め、通常の場合と止まる場合のメモを集めることです。図を使う人が一件の仕事をたどり、迷った箇所を直してから共有してください。