AI活用ルールの作り方｜福島県の中小企業向け

ChatGPTや生成AIを会社で使うとき、最初に決めておきたいのが社内ルールです。

生成AIは便利ですが、使い方を決めずに社員へ任せると、個人情報や顧客情報の入力、誤った情報の社外公開、回答の鵜呑みなどのリスクが出ます。

この記事では、福島県の中小企業がAI活用ルールを作るときに考えるべきポイントを整理します。

ルールがないと社員は使いにくい

AI活用ルールは、社員を縛るためだけのものではありません。

むしろ、「ここまでは使ってよい」と明確にするためのものです。

ルールがない状態では、社員は不安で使えなかったり、逆に危険な情報を入力してしまったりします。

最初から完璧な規程を作る必要はありません。まず決めるのは、社員が日常業務で迷わず使える最低限の線引きです。

決めるべきこと1: 入力してはいけない情報

最初に決めるべきなのは、AIに入力してはいけない情報です。

たとえば、次のような情報です。

• 顧客の個人情報
• 取引先の機密情報
• 契約内容や見積の詳細
• 未公開の製品情報
• 社員の個人情報
• パスワードや認証情報
• 社外秘の資料

会社ごとに扱う情報は違います。だからこそ、「顧客情報は入力しない」のような抽象表現で終わらせず、自社の帳票、メール、契約書、社内資料に照らして禁止情報を具体化します。

決めるべきこと2: 使ってよい業務

次に、AIを使ってよい業務を決めます。

最初は、リスクが低く効果が分かりやすい業務から始めるとよいでしょう。

たとえば、次のような業務です。

• 社内向け文章の下書き
• 議事録の整理
• メール文面のたたき台
• 社内FAQの作成
• 採用文面の案出し
• セミナー資料の構成案

いきなり顧客対応を完全自動化するのは避けます。最初に選ぶべきなのは、人間が確認でき、失敗しても社内で直せる業務です。

決めるべきこと3: 人間の確認責任

AIが作った文章や回答は、必ず人間が確認する必要があります。

特に、次の内容は人間の確認を前提にします。

• 数字
• 法律
• 契約
• 助成金・補助金
• 医療・健康
• 安全管理
• 社外公開する文章

AIは自然な文章を作れますが、内容が正しいとは限りません。

社外に出す前に誰が確認するのか、最終責任者を決めておきましょう。

決めるべきこと4: 使ってよいツール

生成AIツールは数多くあります。

ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilotなど、機能や料金、データの扱いはツールごとに異なります。

会社として使う場合は、社員が自由にバラバラのツールを使うより、利用してよいツールを決めておく方が安全です。

また、有料プランを使う場合は、アカウント管理、支払い、退職時の扱いも決めておく必要があります。

決めるべきこと5: 相談先

AIを使っていると、判断に迷う場面が出ます。

• この情報を入力してよいか
• AIの回答を使ってよいか
• 社外に出す文章として問題ないか
• どの業務で使えばよいか

こうしたときの相談先を決めておくと、社員が安心して使えます。

社内に詳しい担当者がいない場合は、外部のAI導入支援やAI顧問を活用する方法もあります。

最初のルールは1枚でよい

AI活用ルールというと、分厚い規程を作らなければならないと思うかもしれません。

しかし、最初は1枚の簡単なルールでも十分です。

たとえば、次の5項目から始めます。

1. 入力してはいけない情報
2. 使ってよい業務
3. 社外公開前の確認者
4. 使ってよいAIツール
5. 困ったときの相談先

この5つが決まるだけでも、社員は「使ってよい場面」と「止まるべき場面」を判断しやすくなります。

まとめ

福島県の中小企業が生成AIを安全に使うには、最初に社内ルールを作る必要があります。

入力してはいけない情報、使ってよい業務、人間の確認責任、利用ツール、相談先。この5点を先に決めておくと、社員は不安なまま手を止めずに済みます。

AI活用ルールは、禁止するためだけのものではありません。安全に使える範囲を明確にし、現場にAIを定着させるための土台です。