婚礼・イベント運営のAIチャット活用｜打合せメモから進行と未決定事項を作る

婚礼やイベントの打合せでは、決まった進行と、返事待ちの項目が同じメモに残ります。AIチャットに分けて整理させると、主催者と確認するための進行案と質問を作れます。最終的な時間配分と担当の割当ては運営責任者が決めます。

ChatGPTやClaudeなどの生成AIを使い、今回は「材料を人が貼り、返答を人が確かめる」ところまでを扱います。ファイルの収集や保存まで任せる方法とは、作業の範囲を分けて考えます。

まず、確定した条件だけを渡す

婚礼の意向確認と企業イベントの承認手順は同じではありません。この記事では、どちらにもある進行の事務整理に絞ります。会場の安全、避難、演出機材、飲食や参加者情報の取扱いは、担当者と会場の手順に沿って確認します。

入力する前に、会社の利用ルールとサービスの契約・データの取扱いを確認します。名前を消しただけで実案件の情報を入れてよいとは限りません。最初は以下の架空例をそのまま使い、公開してよい条件から原稿を作る流れを覚えます。

新しい会話に、材料と依頼をまとめて貼る

会社が利用を認めたChatGPTまたはClaudeを開き、新しい会話を始めます。モデルの選択や利用できる機能は契約・管理設定によって異なります。今回は文章を貼ってやり取りする方法なので、外部サービスの接続やファイル操作の設定は使いません。

下の材料と依頼文を一緒にコピーし、入力欄から送信してください。材料はすべて架空です。完成例も編集部が説明のために作ったもので、各製品で実行した結果や当社の導入実績ではありません。

貼り付ける架空の材料

架空の小規模交流イベント
受付：13時30分〜14時、担当は受付係
開会挨拶：14時〜14時10分、担当は主催者
交流：14時10分〜15時、担当未定
閉会時刻：未定
確認待ち：交流の進行担当と閉会時刻
演出や参加者の実在情報は含めない

材料に続けて貼る依頼文

決まっている進行と未決定事項を分けてください。未定の担当や時刻を補わず、主催者に聞く質問を2つ作ってください。安全に実施できるという判定や、参加者への連絡は行わないでください。

完成例を、元のメモと一行ずつ照らす

返答の表現は毎回変わるため、下の例と同じ文章になることは求めません。事実が増減せず、未確認のことが未確認のまま残っているかを見ます。

【進行案】
13時30分〜14時：受付（受付係）
14時〜14時10分：開会挨拶（主催者）
14時10分〜15時：交流（担当未定）
閉会：時刻未定
【主催者への質問】
・交流の進行担当はどなたにしますか。
・閉会は何時にしますか。

確定している3区間と、未定2項目が残っているかを見ます。15時を自動で閉会時刻にしていないか確認してください。運営責任者が、会場利用時間や準備・撤収時間も別途確認したうえで進行を確定します。

修正は、変える箇所と残す条件を伝える

文章が長い、項目が探しにくいと感じたら、同じ会話で次のように伝えます。最初の材料を変えていないのに、書き直した返答で数字や条件が変わっていないかを再度照合してください。

未決定事項だけを、質問と確認相手の2列にしてください。確認相手は主催者とし、回答期限は作らないでください。

返答は下書きとして社内の文書へ移します。確認した担当者、確認日、参照した資料の版を一緒に残すと、次の担当がどこまで確認したか追えます。相手へ送る前には、実際の宛先と最新条件を人が確かめます。

初回はこの一例を仕上げて、使えるかを判断する

まず架空例を1件送り、元メモとの照合まで終えてください。見直しで何を直したかを記録し、入力・修正・確認にかかった手間を含めて、普段の作業より使いやすいかを判断します。件数が少ない仕事では、決まった文例を直すほうが早い場合もあります。

次に使うときは、確認済みの材料と依頼文をセットで保存し、条件だけを差し替えます。古い返答をそのまま使い回すと、前の案件の条件が残りやすいためです。チャットにもファイル作成などの機能はありますが、この記事の初回練習では文章の往復に絞っています。Claudeのファイル機能の公式説明でも、会話中にファイルを作れることが案内されています。

業務資料の確認に参照した情報

新座市「イベント時の安全管理マニュアル等」を参照しました。主催者の運営体制と事前安全管理を別に検討する点を参照しました。地域行事向けの資料であり、婚礼やすべての会場の安全計画をこの記事で作成するものではありません。