行政書士のAIチャット活用｜確認済みの書類から受付案内を作る

行政書士事務所では、担当行政書士が確認した必要書類を、お客様へ分かりやすく伝える文章に整えられます。ChatGPT・ClaudeなどのAIチャットへ、確定済みの受付条件を渡す方法です。申請の可否や提出書類の法的な要否は、担当者の判断として残します。

本記事では、実在の許認可を扱わず、架空の受付資料から一通の案内を作ります。

申請制度の調査と、受付案内の作成を分ける

日本行政書士会連合会の業務案内は、官公署へ提出する書類の作成等を説明し、他の法律で制限される業務についても記載しています。行政書士、社労士、司法書士、弁護士の仕事を一括りにして、AIに案件の扱いを決めさせないようにします。

用意するのは、担当行政書士が案件・提出先に応じて確認した一覧です。書類名、受領状況、提出をお願いする時期、未確定の項目を分けます。公式の手引を読む必要がある場合も、本文を外部AIへ入れられるかを先に確認してください。

新しい会話で、架空の受付案内を作る

事務所で認めたChatGPTまたはClaudeを開き、新しい会話へ次の材料と指示を一緒に貼り、送信します。実案件の申請書や本人確認書類は使いません。

架空の受付練習。実在する制度の必要書類ではありません。
案件：練習案件P-01
受領済み：事前相談票
未受領：担当行政書士が指定した「事業概要の確認票」
要確認：図面を追加で依頼するかは担当行政書士が確認中
提出希望日：未定
提出窓口：事務所の担当者

お客様向けに、次に用意していただくものを案内してください。
未受領の確認票だけを提出依頼にしてください。
図面は必要書類と断定せず、担当者の確認後に案内するとしてください。
制度名、期限、許可取得の見込み、具体的な送信先は作らないでください。

完成例

事前相談票を受領しました。次に「事業概要の確認票」をご用意いただき、事務所の担当者へお渡しください。提出時期は未定です。担当者にご確認ください。

図面の追加提出については確認中です。必要な場合は、担当行政書士の確認後に改めてご案内いたします。

「確認中」が提出必須へ変わっていないかを見る

確認票一つが依頼対象で、図面は確認中です。「図面も必ず提出」「今週中に提出」と書かれていれば、材料にない条件が加わっています。「この書類があれば許可される」という結論も、この案内には不要です。

書類名を一般的な呼び方へ直す場合も、担当者の一覧と対応が分かる名称を残します。分かりやすさのために別の制度の書類名へ置き換えないでください。

受付担当が説明できる一通から始める

最初は、この架空例を担当行政書士と受付担当で読み合わせます。「今依頼するもの」と「後で確認するもの」が区別できれば、文章の型として保存できます。実際に送るときは、案件に合う最新の一覧、窓口、希望日を人が確定し、送信も人が行います。

実案件には本人確認書類や契約関係の情報が含まれることがあります。氏名だけを消して使うのではなく、事務所の入力条件とサービスの契約・保存条件を確認します。初回の練習には、この架空例以上の情報は必要ありません。

ここでは、材料を会話へ貼り、文章の下書きと修正を頼む使い方に絞っています。Claudeの公式案内にはファイル作成などの機能もあります。チャットとエージェントは、製品の能力だけで二分できるものではありません。

※作例は架空の材料をもとに編集部で作成した説明例です。各製品の実行結果や導入実績ではありません。公式情報の確認日：2026年10月29日。