婚礼・イベント運営のAIエージェント活用｜進行と担当表から重複と空欄を見つける

婚礼・イベント運営で「進行と担当表から重複と空欄を見つける」作業は、複数の表や文書を行き来するため、確認する場所を見失いがちです。CodexやClaude CodeなどのAIエージェントに、ファイルの読取り、照合用の処理の作成・実行、結果の保存までを依頼する方法を紹介します。

今回は専用の練習フォルダで、架空の2ファイルだけを使います。チャット側でもコード実行やファイル作成ができる場合があります。この記事の区別は製品の優劣ではなく、「文章の返答を受ける」か「確認した範囲の処理と保存を任せる」かです。

専用フォルダに練習ファイルを用意する

最初は実在する案件を使わず、PCに ai-practice という空のフォルダを作ります。その中に input フォルダを作り、次の内容をUTF-8のテキストファイルとして保存してください。CSVは、1行目が項目名で、以降がデータの表です。表計算ソフトで作る場合も、保存後の内容と拡張子を確認します。

input/schedule.csv

id,start,end,item
E01,14:00,14:15,挨拶
E02,14:10,14:30,紹介
E03,14:30,15:00,交流

input/owners.csv

event_id,owner
E01,主催者
E02,進行係
E03,

CodexかClaude Codeで、作業する場所を選ぶ

会社が利用を認めた環境で、CodexまたはClaude Codeを開き、作成した ai-practice を作業フォルダとして選びます。PCや利用画面によって操作が異なるため、初期設定はOpenAIのアプリ公式ガイドまたはClaude Codeの公式案内で確認してください。利用に必要な契約や、会社の管理設定も先に確認します。

フォルダ名を指示しただけでアクセスが制限されるわけではありません。画面に表示される読取り・書込み・コマンド実行の権限を確かめます。内容が分からない操作は承認せず、社内の管理担当へ相談してください。ローカルのファイルでも、処理に必要な内容がクラウドへ送られる場合があるため、最初はこの架空例だけを使います。

最初は読むだけで、処理計画を出してもらう

input内の2ファイルを読むだけにしてください。まだ変更やコマンド実行はしないでください。
目的は「進行と担当表から重複と空欄を見つける」です。
次の照合ルールを使う計画を出してください。
時刻を分に換算し、開始を含み終了を含まない区間として重複を調べる。終了と次の開始が同じなら重複としない。担当表の空欄もevent_idで抽出し、時刻や担当は変更しない。
読むファイル、作るファイル、実行する処理、上書きの有無を示してください。
不足や解釈の必要な点があれば、補わず質問してください。

提示された計画を読み、入力がこの2ファイルだけかを確認します。出力先は新しい output/trial-01、処理を残す場所は tools とし、既存ファイルを上書きする案なら実行前に止めます。ネットワーク接続や外部サービスの操作を含む計画は、この練習の範囲から外れます。

計画を確認してから、照合と保存を依頼する

確認した計画の範囲で進めてください。入力ファイルは変更・削除しないでください。
照合・件数確認はプログラムで行い、処理をtoolsへ保存してください。
結果は新しいoutput/trial-01に、check.csv（照合一覧）、draft.md（説明下書き）、checks.txt（件数と検査結果）として保存してください。
既に同名の出力があれば上書きせず停止してください。
必要な列の欠落、照合キーの重複、値の不正があれば止めて報告し、推測で補完しないでください。
対象外のファイル、外部送信、実業務の更新は行わないでください。

実行するコマンドと変更対象を確認してから進めます。環境によっては、必要な実行環境の準備を管理担当に依頼します。自然な日本語で依頼できても、初回の設定や処理の保守まで不要になるわけではありません。

完成例と期待値を照合する

次は編集部が作った架空の出力例です。各AI製品で実行した結果や、顧客の導入実績ではありません。

時間重複：E01／E02、14:10〜14:15、5分
担当未定：E03 交流
接続確認：E02終了14:30とE03開始14:30は重複なし

この材料の期待値：進行3件。E01とE02は14:10〜14:15の5分重複。E02とE03の14:30の接続は重複しない。担当空欄はE03の1件。

時刻が重なることが必ず誤りとは限りません。別室での同時進行なら想定内の場合があります。この例は同一会場の練習として検査し、運営責任者が直す必要の有無を判断します。AIが勝手に5分ずらした表を確定版にしないようにします。

checks.txt に「問題なし」と書かれていても、その表示だけで完了にしません。元の2ファイルを開き、ID・件数・条件を照合します。数字が違う、確認対象が増えている場合は、その出力を使わず原因を調べます。

最初の一回を確認してから、繰り返し方を決める

婚礼の意向確認と企業イベントの承認手順は同じではありません。この記事では、どちらにもある進行の事務整理に絞ります。会場の安全、避難、演出機材、飲食や参加者情報の取扱いは、担当者と会場の手順に沿って確認します。

初回はこの2ファイルで照合一覧と下書きが保存されるところまで試します。入力を変えて再実行する際は、別の出力フォルダを用意し、前回の結果を残してください。毎回の確認が多ければ、処理の条件を小さく区切って見直します。無人の定期実行には、別の設定、権限、エラー時の連絡先を決める作業が必要です。

業務資料の確認に参照した情報

新座市「イベント時の安全管理マニュアル等」を参照しました。主催者の運営体制と事前安全管理を別に検討する点を参照しました。地域行事向けの資料であり、婚礼やすべての会場の安全計画をこの記事で作成するものではありません。