保育園の連絡帳・おたよりを生成AIで整理する方法｜福島県の保育事業者向け

保育園や認定こども園では、生成AIを使って、園だよりの構成、行事案内、持ち物のお知らせを作れます。公開できる予定や確定済みの案内をもとに、保護者が「いつまでに何をするか」を読み取れる文章へ整える使い方です。

連絡帳や個別の保護者対応については、最初は実在の園児情報を含まない練習例と、空欄の様式だけを使います。子どもの健康や発達、けがへの対応は、園の手順に沿って職員が判断します。

園だよりは予定と家庭への依頼を分ける

材料は、園内で確定した行事、持ち物、提出物、期限、連絡方法です。次のように分けると、保護者が必要な箇所を探せます。

見出し	載せる内容
今月の予定	行事名、日時、場所
用意するもの	持ち物、服装、記名などの依頼
提出・連絡	提出物、期限、連絡先
変更時の案内	雨天などの場合の連絡方法

園児名や家庭の事情を入れなくても、共通のお知らせの構成は作れます。未公開の予定は、園が利用を認めたAIと入力範囲を確認してから扱ってください。

確定した案内から文章を作る

次の指示は、公開済みの行事案内や架空例で試せます。

次の行事情報から、保護者向けのお知らせの下書きを作ってください。
日時／場所／持ち物／提出と連絡／変更時の案内に分けてください。
原文にある日付、金額、条件は変えず、書かれていない情報は追加しないでください。
不足する項目は、配布文とは別に「園内の確認事項」として挙げてください。
一文を短くし、家庭で必要な行動が分かる言葉にしてください。

下書きができたら、担当者が予定表と照合します。日付と曜日、集合時刻、提出期限、金額、持ち物、雨天時の対応を確認してから配布してください。

連絡帳の練習では、事実と印象を分ける

連絡帳の書き方をそろえたい場合は、「活動中に見たこと」「職員が行ったこと」「園内で確認すること」の様式を作れます。架空の文章で、AIが書かれていない子どもの発言や気持ち、成長の評価を加えていないかを確認します。

実際の連絡帳や保護者とのやり取りは、外部AIへ貼り付ける前提にしません。個別のけが、体調、家庭状況を伝える場合は、園内で事実と連絡方法を確認してください。

名前を変えただけの記録は入力しない

「園児A」と表記しても、活動の経緯、年齢、クラスなどから本人が分かる場合があります。写真、健康・発達・家庭の情報、保護者の連絡先、個別の事故記録は、共通案内の材料から分けて管理します。

園内では、書類名ごとに入力範囲を決めると判断しやすくなります。

• 園だより：園が入力を認めた共通案内から作る。
• 行事案内：確定した情報を使い、配布前に予定表と照合する。
• 連絡帳：架空例で様式を試す。実記録の利用可否は別途確認する。
• 個別の保護者連絡：園内の事実確認と承認の手順に沿って作成する。

情報の扱いは個人情報保護委員会の注意喚起も参照し、AI活用ルールとして確認先を決めます。

一回の行事案内から試す

AIが作った案を、別の職員が保護者の立場で読みます。必要な持ち物と期限を説明できるか、元の予定から変わった情報がないかを確かめます。作成だけでなく、確認と修正の時間も記録してください。

保育ICTは登降園管理や保護者連絡などをシステムで扱う仕組みです。生成AIによる文章作成と役割を分け、既存のシステムへ二重入力する手間が増えないかも見ます。施策の情報はこども家庭庁の保育ICTラボを参照できます。

園の文章作成について相談する際は、園児の記録を送らず、書類の種類、確認者、手戻りの多い作業をお知らせください。