介護記録・申し送りを生成AIで整理する方法｜福島県の介護事業所向け

介護事業所向けに、生成AIで申し送りの書式と記録例を作る方法を紹介。架空メモを使う練習、事実と対応の分け方、利用者情報を扱う前の確認を解説します。

介護事業所では、生成AIを使って、申し送りの書式や、新人向けの記録例を作れます。「起きた事実」「職員の対応」「次の勤務者への確認事項」を分ける練習に使うと、記録に残す項目を職員間でそろえられます。

最初は、実在の利用者情報を含まない架空メモと空欄の様式で試します。利用者の状態判断やケアの変更、事故対応は、事業所の手順に沿って職員や専門職が行います。

申し送りで残す四つの項目

「元気がないように見えた」という印象と、実際に確認した様子を混ぜないことが確認点です。AIが記録にない症状や対応を補っていないかも点検します。

次は実在の利用者や出来事に基づかない練習用の例です。

10時、レクリエーションで配る資料が不足した。予備を配布して対応した。次回の必要部数は未確認。

次の架空の申し送りメモを、事実／実施した対応／次に確認することに分けてください。
日時、担当、原因が書かれていなければ「記録なし」としてください。
対応していないことを実施済みにせず、元のメモにない判断や事実は追加しないでください。

この例では、「資料不足の原因」と「次回の部数」は分かりません。AIが「担当者の確認不足」「次回は多めに印刷」と書いていたら削除し、未確認に戻します。

実際の介護記録には、病歴、服薬、介護度、家族情報、事故などが含まれます。氏名を「利用者A」に変えても、経緯から本人が分かる場合があります。名前を消したことだけを理由に、外部AIへ入力しないでください。

実務に使う可否は、管理者が利用目的、契約、保存や共有の条件、入力項目を確認して決めます。この記事の練習を終えたことは、実際の記録を入力してよいという判断にはなりません。個人情報保護委員会の注意喚起と、事業所の情報管理ルールを確認してください。

ヒヤリハットとは、事故には至らなかったものの、危険を感じた出来事です。AIには「発生場面、確認した事実、実施した対応、責任者への確認」の空欄の様式を作らせられます。原因や再発防止策は、現場を確認した担当者が検討します。

家族連絡でも、最初は個別の記録を使わず、連絡前に確認する項目を作ります。何を伝えるか、事実が確認できているか、誰が内容を確認するかを決め、実際の文面は事業所内で確認してください。

架空例を同じ様式に整理し、職員同士で「何が起きたか」「何が未確認か」を説明できるか確認します。記入と読み直しの時間も比べ、不要な欄は見直します。

記録・報告様式や情報共有を見直す際は、厚生労働省の介護生産性向上ポータルも参照できます。システムの二重入力まで検討する場合は、介護テクノロジー導入前の業務改善計画へ進んでください。

生成AI研修について相談する際は、利用者記録を送らず、書類の種類と、記入・確認で困っている作業をお知らせください。