介護記録・申し送りを生成AIで整理する方法｜福島県の介護事業所向け
介護記録、申し送り、ヒヤリハット、家族連絡の下書きに時間がかかっている福島県の介護事業所向けに、生成AIで記録業務を整理する手順と注意点を解説します。
介護事業所では、利用者対応そのものだけでなく、記録や申し送りにも多くの時間がかかります。
日々の介護記録、申し送りノート、ヒヤリハット、家族への連絡メモ、会議前の共有資料。現場が忙しいほど、こうした記録は後回しになりやすく、あとから見返すと「何が起きたのか」「誰が確認するのか」が分かりにくくなることがあります。
この負担を減らす入口として、生成AIを使った記録業務の整理があります。
ただし、AIに介護判断を任せる話ではありません。利用者の状態判断、ケア内容の決定、事故対応、医療・看護・介護の専門判断は、人間が責任を持って確認する必要があります。生成AIに向いているのは、現場メモを読みやすく整え、申し送りで確認すべき点を見える化することです。
この記事では、福島県の介護事業所が介護記録や申し送りに生成AIを使うときの進め方を、現場で始めやすい順番で整理します。
介護記録でAIに任せるのは判断ではなく整理
介護記録で一番大切なのは、きれいな文章ではありません。
必要なのは、あとから状況を確認できる記録です。
いつ、どの場面で、何が起きたのか。本人の様子はどうだったのか。職員は何を確認し、次の勤務者へ何を申し送る必要があるのか。ここが曖昧なままだと、記録は残っていても現場で使いにくくなります。
生成AIに任せやすい作業は、次の通りです。
- 箇条書きメモを記録形式に整える
- 「事実」「対応」「申し送り」を分ける
- ヒヤリハットの確認項目を抜き出す
- 家族連絡前の確認メモを整理する
- 夜勤から日勤への申し送りを短くまとめる
- 会議前に1週間分の記録を分類する
- 職員向けの確認リストを作る
一方で、利用者の状態をどう判断するか、ケアをどう変更するか、事故や体調変化にどう対応するかは、AIに決めさせてはいけません。AIは現場を見ておらず、本人の普段の様子、家族との関係、職員間の判断基準まで正確に理解できるわけではないからです。
AIは介護職員の代わりではなく、記録と申し送りを整える補助役。この分担を最初に決めておくと、介護現場でも安全に使いやすくなります。
最初にそろえるのは記録の型
生成AIを使う前に、介護記録の型をそろえます。
記録の型がないままAIに依頼すると、毎回違う形式の文章が出てきます。見た目は整っていても、確認する側にとっては読みにくく、申し送りにも使いにくくなります。
最初は、次の項目で十分です。
- 日付と時間帯
- 利用者名を伏せた管理用表記
- 場面
- 起きた事実
- 本人の様子
- 職員が行った対応
- 次の勤務者へ伝えること
- 管理者や専門職に確認すること
- 記録者
ここで大切なのは、AIへ入力する前に個人情報を伏せることです。利用者名、家族名、住所、電話番号、病名、具体的な契約情報などを、そのまま外部AIへ入力しない運用にします。
たとえば、利用者名は「利用者A」、家族は「ご家族」、職員名は「担当職員」のように置き換えます。施設内で使ってよいAIツールや入力してよい情報が決まっていない段階では、個人を特定できる情報を入れないことが前提です。
申し送りは「事実」と「要確認」を分ける
申し送りで混乱が起きる理由の一つは、事実、推測、確認事項が混ざることです。
「少し元気がないように見えた」「食事量が少なかった」「夜間に何度か起きた」といったメモは大切です。ただ、そのままだと次の勤務者が何を見ればよいのか分かりにくい場合があります。
生成AIには、次のように依頼できます。
以下の申し送りメモを、次の勤務者が確認しやすい形に整理してください。
出力項目:
1. 起きた事実
2. 職員が行った対応
3. 次の勤務者が確認すること
4. 管理者や専門職に相談すること
条件:
- メモにない事実は追加しない
- 状態判断を断定しない
- 不明な内容は「要確認」と書く
- 個人名は出さないこの使い方なら、AIが状態を判断するのではなく、確認すべき点を整理する役割にできます。
申し送りは、文章の上手さよりも、次の人が動けることが大切です。AIには「次に見るべき点」を分かりやすく整えさせ、人間が内容を確認してから共有します。
ヒヤリハットは再発防止の材料として分類する
介護現場では、ヒヤリハットの記録も重要です。
転倒しそうになった。薬の確認で迷った。送迎時の連絡が行き違った。入浴や移乗の場面で不安があった。こうした小さな気づきは、記録して分類すると再発防止の材料になります。
生成AIには、ヒヤリハットの原因を断定させるのではなく、確認観点を分類させる使い方が向いています。
以下のヒヤリハットメモを分類してください。
分類候補:
- 移動・転倒
- 食事
- 服薬確認
- 入浴
- 排泄
- 送迎
- 家族連絡
- 職員間の情報共有
- 記録漏れ
条件:
- 原因を断定しない
- 再発防止策を勝手に決めない
- 管理者が確認する項目を出す分類ができると、同じ場面でヒヤリハットが繰り返されていないか見やすくなります。
ただし、事故対応や再発防止策はAIだけで決めません。現場責任者、管理者、必要に応じて専門職が確認し、事業所のルールに合わせて判断します。
家族連絡の下書きは慎重に扱う
家族への連絡文にも、生成AIは使えます。
ただし、ここは特に慎重に扱うべき領域です。連絡文には、利用者の状態、職員の対応、今後の確認事項などが含まれます。表現の一つで誤解が生まれることもあります。
AIに任せやすいのは、連絡前の確認メモの整理です。
- 何を伝える必要があるか
- 事実として確認できていること
- まだ確認が必要なこと
- 家族に聞きたいこと
- 管理者確認が必要な表現
依頼文は、次のようにします。
以下のメモを、家族連絡前の確認リストに整理してください。
条件:
- 家族向け文面を確定しない
- 状態判断を断定しない
- 事実と要確認を分ける
- 管理者が確認すべき表現を出す最初から家族向けの完成文を作らせるより、確認リストにする方が安全です。実際に送る文面は、担当者や管理者が見直してから使います。
1週間分の記録を会議前に整理する
介護記録は、日々の記録だけで終わらせず、会議や改善活動にも使えます。
1週間分の申し送りやヒヤリハットを見返すと、同じ時間帯に確認事項が多い、特定の場面で記録漏れが起きやすい、家族連絡の判断が職員ごとにばらつく、といった傾向が見えてくることがあります。
生成AIには、1週間分の匿名化した記録を会議前の整理資料にする用途があります。
以下の1週間分の匿名化した申し送りメモを、会議前の確認用に整理してください。
出力項目:
1. 繰り返し出ている確認事項
2. 記録の書き方でばらついている点
3. 手順書や社内FAQに追記した方がよいこと
4. 管理者が確認すること
5. すぐに結論を出さず現場確認が必要なことこの使い方なら、記録は提出物ではなく、現場改善の材料になります。
厚生労働省の介護分野における生産性向上ポータルサイトでも、業務改善に向けた取組として、手順書の作成、記録・報告様式の工夫、情報共有の工夫などが整理されています。AI活用も、いきなり自動化するより、こうした業務改善の一部として位置づける方が現場に定着しやすくなります。
個人情報と機微情報は入力前に必ず伏せる
介護記録には、個人情報や機微な情報が多く含まれます。
そのため、生成AIを使う前に、入力禁止情報を明確にする必要があります。
- 利用者名
- 家族名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 生年月日
- 介護度
- 病名や服薬情報
- 契約内容
- 事故やトラブルの詳細
- 職員の個人情報
- 施設内だけで共有すべき情報
これらをそのままAIに入力しない運用が基本です。
最初は、実データではなく、匿名化した練習用メモから始めます。入力してよい情報、伏せる情報、AIで作った文章の確認者を決めてから、実務に近い範囲へ広げます。
社内ルールの作り方は「AI活用ルールの作り方｜福島県の中小企業向け」でも整理しています。
福島県の介護事業所で始めやすいテーマ
福島県の介護事業所で生成AIを使うなら、最初は1つの記録業務に絞るのが現実的です。
始めやすいテーマは、次の通りです。
- 夜勤から日勤への申し送り整理
- ヒヤリハットの分類
- 介護記録の表現統一
- 家族連絡前の確認リスト作成
- 会議前の記録要約
- 新人職員向けの記録例作成
- 記録・報告様式の見直し
- 業務マニュアルへの追記候補整理
おすすめは、夜勤から日勤への申し送り整理です。勤務交代時に必要な情報がまとまりやすく、記録のばらつきも見えやすいからです。
まずは1週間だけ試し、記録者と確認者の負担が減るかを見ます。うまくいけば、ヒヤリハット、会議前整理、家族連絡前の確認リストへ広げていく。この順番なら、AIを現場に合わせて育てやすくなります。
まとめ
介護記録や申し送りに生成AIを使うときは、AIに介護判断を任せるのではなく、記録の整理、分類、申し送り、確認リスト作成に使うのが現実的です。
最初に記録の型を決め、個人情報を伏せたメモをAIで整えます。事実、対応、要確認を分け、ヒヤリハットや会議前資料にもつなげる。家族連絡や事故対応のように慎重な領域では、完成文ではなく確認リストから始めます。
福島県の介護事業所で取り組むなら、まずは1つの記録業務、1週間から。小さく試し、職員が確認しやすい形へ整えていくことが、現場に定着するAI活用の第一歩です。
