生成AIで会議アジェンダを作る方法｜福島県の中小企業向け

生成AIで会議アジェンダを作るときは、議題の候補を渡す前に「会議が終わった時点で何を決めたいか」を一文にします。そのうえで、報告だけで済む話、意見を集めたい話、判断が必要な話に分けると、会議前に共有できる進行表へ整えやすくなります。

アジェンダとは、会議で扱う議題と進め方をまとめたものです。「業務改善について」のような項目だけでなく、決めること、確認に使う資料、時間配分まで書くと、参加者も準備を進められます。

この記事では、福島県の中小企業で定例会議や現場改善の打ち合わせを準備する方に向け、生成AIに渡す材料と、共有前の確認手順を紹介します。以下の表や会議内容は説明用に作った架空の例であり、実際の企業の記録ではありません。

会議アジェンダは「今回決めること」から作る

最初に、会議の名前と終了時の状態を分けて書きます。「業務改善会議」は名前ですが、これだけでは何を話せば終われるか分かりません。

たとえば「問い合わせの受付方法を一つ選び、試行担当と見直し日を決める」まで書くと、必要な議論が見えてきます。受付方法の候補がなければ、今回の目的を「候補を出すこと」に変える判断もできます。

生成AIに渡す前に、次の欄を短いメモで埋めてください。

項目	記入例
今回決めること	受付方法の試行案、担当、見直し日
現状	受付後に担当を確認する手間がある
検討できる案	当番制／共有受付表の利用
判断に使う材料	個別情報を除いた受付の流れ図
決める人・意見を聞く人	業務責任者／受付担当者
会議の長さ	30分
今回扱わないこと	新しいシステムの購入

「決める人が未定」「比較材料がない」という欄は、そのまま未定と残します。空欄をAIに埋めさせると、権限や実態の裏付けがない進行表になりかねません。

生成AIで議題を報告・相談・決定に分ける

会議に持ち込みたい話が多いときは、文章を短くする前に、扱い方を分けます。同じ「受付方法の見直し」でも、進捗を伝えたいのか、困りごとを聞きたいのか、案を選びたいのかで必要な時間は変わります。

議題の種類	会議で必要なこと	事前に準備するもの
報告	内容の共有と質問への回答	短い報告文、確認してほしい箇所
相談	懸念や条件を集める	困っている点、まだ分からない点
決定	選択肢を比べて判断する	比較材料、判断基準、決定権限

AIには分類の候補と、その理由を出させます。報告だけで済みそうな項目は事前共有に回せるか、会議担当者が判断してください。確認の機会が必要な内容まで、一律に会議から外す必要はありません。

「受付の問題点を共有する」と「受付方法を決定する」が一つの議題に混ざっていたら、順番も確認します。問題点について認識が合っていない段階では、案を決める時間を確保しても議論が戻ってしまうためです。

アジェンダ作成用プロンプトには保留条件も入れる

次の指示文は、社内で利用を認めた生成AIへ、入力可能な範囲の情報だけを渡すためのひな型です。氏名、顧客情報、未公開の取引条件を含む会議資料は、そのまま貼り付けないでください。試す段階では、架空の題材を使えます。

以下のメモから、会議前に共有するアジェンダの案を作ってください。

【会議の目的】
会議終了時に決めたいこと：
会議の長さ：
決定する役割：
意見を聞きたい役割：
今回扱わないこと：

【議題の材料】
現状：
候補となる案：
参照できる資料と該当箇所：
未確認の点：

【出力】
1. 議題を報告・相談・決定に分類した表と分類理由
2. 事前共有に回す候補
3. 会議で扱う順番、確認する問い、時間配分
4. 各議題で必要な資料と判断者
5. 材料や判断者が不足した場合の保留条件案
6. 事前に人が確認する質問

【条件】
・材料にない事実、担当者、承認、期限は補わない。
・不明な欄は「要確認」とする。
・提案した内容には「提案」と付け、確定事項と分ける。
・時間配分には開始時と終了時の確認時間を含める。
・議題が収まらなければ、削る候補と理由を別に示す。
・会議案内の送信や予定の登録は行わない。

ここでいう保留条件とは、「何が足りなければ、その場で結論を出さないか」です。たとえば、比較に必要な資料がない、判断者が参加できない、といった条件が当てはまります。

AIの提案を見て、会議担当者が条件を確定します。保留する場合にも、次回までに誰が何を確認するかを決められるよう、終了時の確認欄を残しておきます。

30分会議のアジェンダ記入例

受付方法を一つ試すための会議なら、次のような配分が考えられます。時間は説明用の案であり、短時間で必ず結論が出るという目安ではありません。

時間	議題	確認する問い・到達点
0〜3分	目的と扱う範囲の確認	今日は受付方法の試行案を選ぶことでよいか
3〜8分	現状の確認	流れ図のどこで担当確認が発生するか
8〜18分	二つの案を比較	当番制と共有受付表で、担当確認の手順はどう変わるか
18〜25分	試行案の判断	どちらを試すか。未確認の条件は残っていないか
25〜30分	次の行動を確認	担当、準備するもの、見直し日を決められたか

時間を足すと30分になります。ただし、表に収まったことと、議論が成立することは別です。たとえば共有受付表の管理者が決まっていなければ、まず運用条件を確認する会議へ変える方が適切な場合もあります。

事前に配る資料は、議題と対応させます。「関連資料一式」ではなく、「受付の流れ図の担当確認部分」のように見る箇所を示してください。資料を読む時間を会議外へ移す場合は、その準備時間も含めて負担を見ます。

AIが作ったアジェンダを共有する前の確認表

読みやすい進行表でも、議題の前提が間違っていることがあります。共有する前に、入力したメモと出力を横に並べて確認しましょう。

確認項目	見直すポイント
目的	単なる情報共有なのか、何かを決める会議なのかが分かるか
根拠	AIが未確認の原因や効果を付け足していないか
判断者	その場で決められる人、または承認を得る手順が決まっているか
資料	実在する資料の該当箇所を指しているか
時間	合計が制限内で、開始と終了の確認時間もあるか
保留条件	不足する情報を無理に埋めて結論へ進めていないか
共有範囲	参加者に見せてよい情報だけが含まれているか

案内文をAIに作らせる場合も、アジェンダを確定してから依頼します。参加者や日時が未定なら、下書きに未定と残し、送信前に人が確認します。アジェンダを作成する作業と、参加者へ通知する作業を一度に進めない運用にしておくと、修正中の内容が配られるのを防げます。

入力できる情報の決め方は、AI活用ルールの作り方も参考にしてください。

定例会議を一つ選び、準備時間と持ち越し理由を記録する

福島県内の企業で生成AI研修の題材にするなら、毎週行う社内会議を一つ選び、同じ形式で数回試す進め方を提案します。最初から全部署の会議へ広げるより、準備担当者が使いやすいひな型に直してから共有する方が、変更箇所を把握できます。

試行中は、アジェンダの作成時間に加えて、人が直した時間と参加者の事前準備時間も記録します。会議については、予定時間内に終わったか、予定した判断ができたか、持ち越した理由は何かを残してください。

資料不足で持ち越したなら、次回は資料欄を詳しくする。相談の途中で新しい論点が出たなら、次回の目的を絞り直す。こうした修正を重ねて、実際の会議に合う形式にしていきます。

研修へ組み込む際の進め方は生成AI研修カリキュラムの作り方、終了後の記録は会議メモをAIで議事録にする方法で扱っています。

会議アジェンダ作成でよくある質問

前回の議事録だけで次回のアジェンダを作れますか？

議題候補を取り出す材料には使えます。ただし、前回の未決事項がすでに解決している可能性もあります。前回の議事録に現在の状況と今回の目的を加え、人が扱う議題を選んでください。

会議を短くするために、すべての議題の時間を減らせばよいですか？

まず議題数と必要な判断を見直します。資料がそろわない議題を無理に短時間で決めると、再確認が必要になる場合があります。事前共有に回す報告と、会議で話し合う内容を分けるところから始めてください。

AIの提案した順番や時間配分は、そのまま使ってもよいですか？

会議担当者による確認が必要です。参加者の権限、資料の準備状況、先に決めないと進められない議題は、入力した情報だけでは十分に伝わらないことがあります。表の見た目だけで採用せず、実際に議論できる順番へ直します。

まとめ

生成AIで会議アジェンダを作るときは、今回決めることを一文にし、報告・相談・決定を分けてから進行表に整えます。必要な資料と判断者、不足がある場合の保留条件まで書くと、準備段階で確認すべき点を見つけやすくなります。

次の定例会議では、議題を増やす前に「終了時に何が決まっていればよいか」を書いてみてください。そこからアジェンダを作り、確認と修正にかかった時間も記録する。その結果を、次の会議の準備に生かしていきましょう。