生成AIでECRSの業務改善案を作る方法｜4つの視点と試行の進め方

生成AIでECRSの業務改善案を作るときは、現在の作業と残すべき条件を渡し、4つの視点から変更案を出します。各案に「どの作業を変えるか」「実行前に何を確認するか」を添え、人が一つ選んで小さく試す進め方です。

福島県の中小企業で、総務や現場の担当者が日常業務の見直しを兼務する場面を想定しています。AIを導入する前に、今の作業そのものを減らせないか考えるための記事です。以下の手順や表は、編集部による実務提案です。

ECRSとは、業務を見直す4つの視点

ECRSは、Eliminate、Combine、Rearrange、Simplifyの頭文字を取った業務改善の考え方です。日本能率協会コンサルティングは、業務改善の順番と視点を示すものとして説明しています。ECRSの用語解説（JMAC）

この記事では、それぞれを次の問いに置き換えて使います。

視点	作業に対して問うこと	案を出した後の確認
E：なくす	その作業や成果物をやめられるか	誰が何のために使っているか
C：まとめる	同じ情報を扱う作業を一緒にできるか	担当や閲覧範囲をまとめてよいか
R：順序を変える	後戻りを減らせる順番にできるか	前工程が終わらないと判断できない条件は何か
S：簡単にする	残す作業の入力や確認を簡単にできるか	必要な情報まで省いていないか

JMACの説明では、Cには分離、Rには代替も含まれます。上の表は、初めて取り組む際の問いを絞ったものです。合体させると扱いづらくなる作業なら、分ける案も検討してください。

ここでの順番は、すべての作業を削除するための指示ではありません。まず作業の必要性を確かめ、残す仕事の進め方を考えます。安全確認や承認など、目的が分からない工程は、不要と判断せず確認待ちにします。

業務棚卸しの後に、一つの仕事の変更案を比べる

業務棚卸しは、どの業務から改善するかを選ぶ工程です。業務フロー図は、現在の仕事がどう流れているかを確かめる資料。ECRSでは、そこから何を変えるかを検討します。

対象は「総務全体」より「社内説明会の配布資料を準備するまで」のように、開始と終了を区切ると扱いやすくなります。まだ対象が決まらなければ、業務棚卸しシートの作り方から進めてください。

AIへ渡す前に、次の情報をそろえます。

• 作業の順序と、それぞれの目的
• 担当する役割と、成果物を受け取る役割
• 使っている情報と、同じ情報を転記している箇所
• 間違いや差し戻しが起きる条件
• 今回は変えない条件と、変更権限を確認する相手

「誰も使っていないと思う」という推測だけで報告書を廃止候補にするなら、利用者の確認を条件として残します。現状の情報が足りない場合は、業務フロー図を作る手順で受け渡しを整理してから案を出す方が、確認し直す範囲を絞れます。

架空の資料配布業務からECRSの改善案を作る

以下は説明用の架空例です。実在企業の運用や支援実績、実際のAI出力ではありません。

社内説明会の資料を準備する業務で、次の事実が確認できたとします。

メモID	現在の作業・条件
M1	申込一覧にある参加予定人数を、担当者が印刷部数表へ転記する
M2	人数が変わるたびに、申込一覧と印刷部数表の両方を更新する
M3	担当者は資料を印刷してから、説明担当へ内容確認を依頼する。修正があれば刷り直す
M4	説明担当による内容確認は残す。参加者には紙の資料を渡す
M5	印刷部数表を担当者以外が使っているかは未確認。申込一覧には個人情報が含まれる

この例では、印刷部数表をやめる案は出せますが、廃止はまだ決められません。M5の利用者が未確認だからです。また、人数を共有したいからといって、申込一覧全体を共有する案にも進めません。

AIには、次のように依頼します。実務で使う際は、会社が認めたAI環境と入力範囲を確認してください。氏名を記号に変えるだけで情報管理の条件を満たすとは限らないため、練習にはこの架空例を使えます。

次の架空メモから、ECRSの4つの視点で業務改善案を作ってください。
目的は、資料配布の準備で転記と刷り直しを減らすことです。

入力：上のM1〜M5を貼り付ける。

出力する列：
案ID／E・C・R・Sの分類／変更する作業／根拠メモID／
期待する変化（仮説）／実行前の確認／試行中に見ること

条件：
・現在の事実と、これから試す提案を区別する。
・説明担当の内容確認と、紙の資料配布は残す。
・個人情報を含む申込一覧の共有範囲を広げない。
・印刷部数表の利用者は未確認として扱う。
・情報不足なら、実行案を確定せず確認する質問を書く。
・各分類の案は最大1つ。成立しない分類は無理に埋めない。
・時間削減率、費用、効果の数値を作らない。
・似た案や、同時には実行できない案の関係を末尾に示す。

出力を照合するための作例は次の形です。

視点	改善案の例	実行前に確認すること
E	印刷部数表を廃止し、必要な人数の確認方法を一本化する	表に別の用途や利用者がいないか
C	人数の更新と印刷部数への反映を一つの処理にまとめる	人数だけを受け渡せるか、更新漏れをどう検知するか
R	内容確認を印刷前へ移す	確認対象の版を固定できるか、確認後の変更をどう扱うか
S	残す印刷指示の項目を、版・部数・配布日などにそろえる	必要な項目と記入例を現場で確かめたか

Eで印刷部数表をなくすなら、その表の更新をまとめるCの案は不要になる可能性があります。4分類を埋めたことを、そのまま4施策の実施計画にはしません。

改善案は、確認の負担と他部署への影響まで比べる

AIが出した案は、短い説明だけを見ると便利に感じられることがあります。比較するときは、減る作業と増える作業を並べてください。

上のR案なら、刷り直しが減る可能性があります。一方で、確認前の版と確認後の版を取り違えない管理が必要です。担当者の印刷時間だけを測ると、説明担当の確認待ちや再確認の負担を見落とします。

比較項目	確認する問い
守る条件	内容確認、閲覧範囲、配布方法を維持できるか
全体の負担	別の担当者に転記や確認が移るだけではないか
不確かな点	利用者、例外、システムの制約に未確認事項があるか
試しやすさ	一回の説明会など、限定した範囲で試せるか
戻し方	問題が出たとき、誰がどの手順へ戻すか

この表を使い、確認が済んだ案から一つ選びます。「AIが高得点を付けた」という理由で、未確認の条件を通過扱いにしない運用です。

一つの案を試し、作業時間と手戻りを記録する

架空例でR案を選ぶなら、「次回の社内説明会だけ、内容確認後に印刷する」と対象を限定します。試行前に、確認を依頼する日、確認済みの版の置き場所、変更が入った場合の再確認者を決めます。

試行結果は、次のような項目で記録すると比較しやすくなります。数値は担当者が実測し、AIには表の整理や確認すべき差の抽出を依頼します。

記録する項目	比較するときの見方
準備・確認・修正の作業時間	確認を担当する人の時間も含める
依頼から完了までの時間	作業時間と、回答を待った時間を分ける
刷り直した回数と理由	内容修正、版違い、部数変更などに分ける
条件の違い	参加人数、資料のページ数、変更の回数を残す
継続・修正・中止の判断	誰が何を根拠に判断したかを書く

前回より短時間で終わっても、資料のページ数が少なければ、改善案だけの効果とは言えません。一回の結果から削減率を全業務へ広げず、条件の近い回で続けて確かめます。費用面まで検討する場合は、AI導入の費用対効果の計算方法も参照してください。

生成AI研修では、採用しない案の理由まで説明する

ECRSを研修に取り入れるなら、案の数より「なぜその案を試すのか」を説明する練習にします。架空例の改善案を見て、残す条件を破っている案や、確認が足りない案を参加者が指摘する演習です。

たとえば「紙の配布をすべてやめる」は、今回のM4に合いません。「申込一覧を全員へ共有する」も、M5の条件を満たしていません。こうした案を見送る理由を説明できるかを見ると、AIの文章をそのまま実行計画にすることを防げます。

福島県内で業務改善と生成AI研修を検討する場合は、福島県の企業向けAI活用支援をご覧ください。相談前には、見直したい一つの業務と、変更したくない条件を整理しておくと、演習の範囲を決めやすくなります。

生成AIとECRSについてよくある質問

4つの分類すべてで改善案を出す必要がありますか？

ありません。材料が足りない場合は、確認する質問を出すところまでにします。同じ変更を表現だけ変えて4案に分けても、比較できる選択肢は増えません。

改善案にはAIツールの導入を含めるべきですか？

AIを使わずに作業をなくす案や、既存の表の使い方を変える案でも構いません。日常業務でどの作業を減らしたいのかを決め、そのために道具が必要かを判断します。

現場の担当者だけで作業を廃止してよいですか？

成果物を受け取る人と、変更を判断する権限を持つ人へ確認してから進めます。用途が分からない作業は、AIにも不要と断定させず、利用目的を調べる対象として残してください。

まとめ

生成AIでECRSの改善案を作る際は、現状の根拠と残す条件をそろえ、変更案ごとの確認事項を表にします。案の比較では、減る作業に加え、増える確認や他部署の負担も見ます。

最初は、日常業務を一つ選び、確認が済んだ案を一回だけ試してください。作業時間と手戻りを記録し、続けるか、直すか、戻すかを判断するところまでが業務改善です。