生成AIで5Sチェックシートを作る方法｜福島県の製造業向け

生成AIを使うと、社内で決めた置き場のルールから、5Sチェックシートの下書きを作れます。見る場所、照合する基準、結果の記録欄をそろえ、現場担当者が点検と改善後の再確認を行います。

「きれいにしている」「整理されている」という欄だけでは、点検する人によって丸を付ける条件が変わります。さらに、指摘を受けて片付けても、その状態を誰が確認したか残らなければ、改善が終わったのかを追えません。

この記事では、福島県の中小製造業で5Sを担当する現場リーダーや改善担当者に向けて、備品置き場を題材にチェックシートを作る手順を紹介します。設備の異常診断や製品の品質判定は扱わず、置き場の確認基準と指摘後の記録に絞ります。

5Sチェックシートは「良い状態」を先に決める

5Sは、整理・整頓・清掃・清潔・しつけの五つを指します。基本の考え方は、日本能率協会コンサルティングの5Sによる作業のムダ・ミス削減の資料でも確認できます。

ただし、五つの分類を埋めるだけでは、自社の置き場に合う点検表にはなりません。まず現場責任者が「ここに置いてよいもの」「戻す位置」「確認する時点」を決め、その内容をAIへ渡します。以下は、備品置き場で試すための独自の作成例です。

あいまいな確認項目	基準を決めた後の確認項目例
不要物がない	棚の各備品が、保管対象一覧に載っているか照合する
整頓されている	備品と棚の位置表示が、承認済みの配置表と一致するか見る
清掃されている	決められた清掃範囲を、社内の清掃後確認基準と照合する
ルールが守られている	点検予定に対して、実施日と確認者の記録があるか見る

「保管対象一覧」や「清掃後確認基準」がない場合は、その項目をAIに決めさせず、基準を作るための確認事項として残してください。未承認の案と運用中のルールを同じ表に混ぜないことが、最初の整理です。

生成AIに渡す情報は対象・基準・例外に分ける

最初から工場全体を対象にすると、工程ごとに異なる条件が混ざります。まずは事務用品棚など、責任者が範囲を確認しやすい置き場を一つ選びましょう。

AIへの入力は、次の五つに分けると点検項目へ変換しやすくなります。

• 対象：どの棚の、どの部分を見るか
• 基準：承認済みの保管対象一覧や配置表
• 確認時点：始業時、返却時、週次など、現場で決めたタイミング
• 例外：貸出中、一時保管中などの扱い
• 未決事項：責任者へ確認しないと書けない条件

名称を伏せるだけで、入力してよい情報になるとは限りません。図面、顧客名、製品ラベル、未公開の配置や工程が分かる写真は入れず、研修では架空の置き場を使って型を作ります。実務へ移す際は、利用するAI環境と社内の入力ルールに照らして共有範囲を確認してください。

設備そのものの点検履歴を整理したい場合は、設備保全・点検記録の整理方法で、対象と記録項目を分けて検討できます。

架空の備品棚から5S点検項目を作るプロンプト

以下は説明用の架空例です。実在する会社のルールや改善実績ではありません。

備品棚Aには、ファイル・テープ・ラベル用紙を、それぞれ指定の位置に保管するとします。棚にない備品は貸出台帳と照合し、台帳にも記録がなければ状態を確認するルールです。保管対象外の物を見つけた場合は管理担当へ連絡し、点検者がその場で廃棄する運用にはしません。

この条件を、次のようにAIへ渡します。

以下の架空ルールだけを使い、備品棚の5Sチェックシート案を作成してください。

対象：備品棚A
承認済みルール：
R1：保管対象はファイル、テープ、ラベル用紙。
R2：各備品は配置表で指定された位置に戻す。
R3：備品が棚にないときは貸出台帳を確認する。
    台帳にも記録がない場合は「要確認」とする。
R4：保管対象外の物は管理担当へ連絡し、点検者は廃棄しない。
未決事項：清掃範囲、清掃後の確認基準、点検頻度、担当者。

出力する列：
項目ID／見る場所・物／確認方法／根拠のルールID／結果記入欄

条件：
・一つの項目で複数の判定を求めない。
・結果記入欄は空欄にする。現場を確認済みと扱わない。
・基準のない内容は表の外に「未決事項」として列挙する。
・五つのSを埋めるためにルールを追加しない。
・数量、頻度、担当者、廃棄基準を推測しない。
・この表だけで安全性や法令への適合を判定しない。

R1〜R4の番号は、AIの案を元のルールへ戻って確認するために使います。たとえば「棚にない物は不足」と出てきたら、R3の貸出台帳照合が抜けています。「不要な物は捨てる」と出た場合も、R4に合わせて修正が必要です。

AIの出力をそのまま配布せず、根拠のルールIDが内容と一致しているか、現場責任者が一行ずつ確認してください。

点検結果は「未確認」と「問題なし」を分けて残す

チェックシートの空欄には、見ていない、基準がない、記入し忘れたなど、複数の意味が入り込みます。運用前に結果欄の選択肢をそろえましょう。

一例として、「基準に適合」「要対応」「未確認」「対象外」の四つを使います。「対象外」には理由を添え、基準自体が決まっていない項目は別の未決事項一覧で管理します。

架空の備品棚で、担当者が確認した結果は次のように記録できます。

記録ID	現場で確認した事実	記録する結果
P01	テープが指定位置と異なる区画にあった	要対応
P02	ファイルは棚にないが、貸出台帳に貸出中の記録がある	R3の照合結果を記録。紛失とは扱わない
P03	棚の一部をまだ確認していない	未確認

P02では、貸出状況の確認と定位置への返却確認を別々に扱います。「棚にない」という一つの事実だけで、紛失とも点検完了とも決められません。AIで結果を整理するときも、原文の記録IDを残し、判断の根拠を後から追えるようにします。

指摘・対応・再確認を同じIDでつなぐ

点検で見つけたことと、片付けたこと、その結果を確認したことは、それぞれ別の記録です。指摘IDを共通にし、後の記録を同じ行へ追記すると、どこまで進んだか分かります。

以下の架空の5S記録を、指摘IDごとに整理してください。

記録：
P01：テープが指定位置と異なる区画にあった。
P01：管理担当が指定位置へ戻したと報告した。
P01：再確認の記録はない。
P03：棚の一部は未確認。担当者もまだ決まっていない。

出力列：
指摘ID／確認した事実／対応報告／再確認結果／残っている確認

条件：
・「戻した」という報告を「再確認済み」に変えない。
・記録のない担当者、期限、完了日を補わない。
・P03を問題なしとして処理しない。
・再確認の記録がなければ「未確認」と書く。

この例のP01は、対応報告はありますが、再確認したかどうかは記録から分からない状態です。実物を見た確認者が、確認日と結果を残してから、その指摘を完了扱いにします。確認担当と期限は現場で決め、AIの表へ人が追記してください。

同じ指摘が繰り返される場合は、前の記録を上書きせず、新しい点検日と紐付けます。「置き場所が遠い」「表示が見えにくい」などの原因は、現場で確かめるまでは仮説として扱います。

生成AI研修では二人の判定がそろうかを試す

5Sチェックシートを研修の題材にするなら、文章が整ったところで演習を終えず、同じ架空の置き場を二人が確認するところまで試すことを勧めます。

判定が分かれた項目には、見る場所、基準、確認時点のどれかが足りない可能性があります。「整頓されている」を「配置表と一致する」に変えても、参照する配置表の版が違えば結果はそろいません。

演習後に残すものは、採用する確認項目、参照する基準の版、未決事項、点検担当、再確認担当です。AIで表を作る時間に加え、現場との照合や書き直しにかかった時間も測ると、導入前後を比較しやすくなります。点数だけで社員を評価する用途とは分けて運用してください。

点検手順の更新方法まで決めたい場合は、業務マニュアルの作り方も参考にできます。福島県内で研修や導入支援を検討している方は、福島県の企業向けAI活用支援から相談内容をご確認ください。

5Sチェックシートと生成AIについてよくある質問

最初から5Sの全項目を作る必要はありますか？

一度にすべてをAIで作る必要はありません。対象の置き場を一つ決め、承認済みの基準がある項目から試します。清掃方法や確認頻度が未決なら、空欄をAIに埋めさせず、責任者への確認事項に残しましょう。既存の必須点検を省いてよいという意味ではありません。

AIが作った点検表はそのまま使えますか？

下書きとして扱い、現場責任者が確認してから使います。特に、元のルールにない数量・頻度・処分方法が追加されていないかを確認してください。版と適用開始日を付けると、古い表との取り違えも見つけやすくなります。

写真だけで5Sの合否を決めてもよいですか？

この手順では、写真だけで合否を確定しません。写っていない範囲や撮影後の変化、貸出台帳などの情報は画像だけでは確かめられないためです。現場で基準と照合した結果を記録し、AIはその整理に使います。

まとめ

生成AIを使った5Sチェックシートづくりでは、対象の置き場を絞り、社内で決めた基準を確認項目へ直すところから始めます。基準がない項目は未決のまま残し、点検結果の空欄を問題なしに変えない運用が必要です。

指摘にはIDを付け、対応報告と再確認をつなげて残しましょう。まず一つの備品棚で、別の担当者が読んでも同じ場所を確認できるか試す。それが、点検表を現場で使える形にする最初の一歩です。