生成AIでプレゼンの発表原稿を作る手順｜持ち時間とスライドの確認方法

生成AIでプレゼンの発表原稿を作るときは、使うスライドを確定し、聞き手・伝えたい結論・説明に使える時間を渡します。原稿ができたら、スライドごとに根拠を照合し、声に出して時間を測ってから短く直してください。AIが示す「約5分」は、本番の所要時間を保証するものではありません。

この記事では、福島県の中小企業で商品説明や社内研修を担当する方に向けて、承認済みの資料から話す原稿を作る手順を紹介します。資料自体の構成を決めたい場合は、先に営業資料を生成AIで作る方法をご覧ください。ここではスライド作成後の発表準備を扱います。

発表原稿を作る前に、結論と持ち時間を決める

AIに「この資料の説明原稿を作って」とだけ頼むと、何を重点的に説明するかが伝わりません。資料を渡す前に、次の条件を一枚のメモにします。

決めること	記入例
聞き手	新しい受付手順を初めて知る担当者
発表後にしてほしいこと	練習用フォームで入力を一度試す
発表の結論	入力前に必要項目をそろえる
全体の持ち時間	8分
説明・質疑・予備の配分	説明5分、質疑2分、予備1分
使用資料	練習用資料の第1版、全4枚

これは説明用の架空例です。時間配分は標準値ではなく、この例で置いた条件です。主催者から持ち時間を指定された場合は、質疑や操作実演を含むかも確認します。

「詳しく説明したいこと」と「聞き手に持ち帰ってほしいこと」は分けて考えましょう。結論が一つに絞れれば、時間が足りないときに残す内容を決められます。

スライド番号と説明の根拠を対応させる

原稿には、スライド番号、伝える要点、話す文、確認事項を付けます。読み上げる文だけが並んでいると、どこで画面を切り替えるか、どの情報を根拠にしたかが分からなくなるためです。

AIへ渡す資料は、会社が利用を認めた範囲に限定してください。非公開の取引情報を含む提案書を、そのまま練習用に使う必要はありません。演習ではダミーデータの作り方を参考に、公開可能な内容だけの資料を用意できます。

次は、架空の受付手順を説明するための入力例です。

スライド	資料に書かれた内容	説明で必ず残す点	予定時間
1	練習用フォームで新しい受付手順を確認する	今日の目的は操作の練習	40秒
2	入力前に用件・希望日・折り返し要否をそろえる	不明な項目を推測で埋めない	90秒
3	必須項目が不明な場合は責任者へ確認する	確認前に送信しない	110秒
4	練習用の架空データで入力を試す	実在する顧客の情報を使わない	60秒

予定時間の合計は300秒、説明枠の5分です。ただし、この表は配分を決めるためのもの。読み上げ時間を測るまでは、実際に収まるとは判断できません。

資料にない便利さや削減効果を、原稿へ足さないようにします。「問い合わせが半減します」「入力ミスがなくなります」といった表現は、この例の資料からは説明できません。

生成AIに発表原稿を依頼するプロンプト

まずは一枚分だけ作り、口調と詳しさが合っているか確かめます。専門用語を言い換えても意味が変わらないか、話し手が普段使う言葉になっているかを見ると、残りの原稿にも条件を引き継げます。

以下の資料メモから、社内説明用の発表原稿を作ってください。

聞き手：手順を初めて知る担当者
目的：練習用フォームで入力を一度試してもらう
説明枠：5分（質疑2分と予備1分は別枠）
資料：第1版、全4枚

条件：
- 入力した資料メモにある事実だけで説明する
- 効果、数字、事例、約束を追加しない
- 不明点は読み上げ文へ混ぜず、確認事項欄に出す
- 一文を長くしすぎず、口頭で伝わる言い方にする
- 操作や画面切り替えは「進行メモ」として分ける
- 予定時間は配分案であり、実測ではないと明記する

出力項目：
スライド番号／要点／読み上げ文／進行メモ／確認事項

最初はスライド2だけ作成してください。
資料メモ：
入力前に用件・希望日・折り返し要否をそろえる。
不明な項目を推測で埋めない。
予定時間は90秒。

この資料メモなら、読み上げ文は次のように書けます。

入力を始める前に、用件、希望日、折り返しが必要かどうかを確認します。分からない項目があっても、推測で埋めないでください。次のスライドで、不明な項目があるときの確認手順を説明します。

これは編集部が作成した文例で、特定のAIの出力結果や90秒の原稿を示すものではありません。短い説明で伝わるなら、予定時間を埋めるために情報を増やす必要もありません。

発表原稿とスライドを照合する確認表

原稿を読む人とは別の担当者にも、可能な範囲で資料と見比べてもらいます。言い回しの修正より先に、手順・条件・数値が一致しているかを確認してください。

確認項目	照合する内容
数字・単位	原稿の数値と単位がスライドに一致するか
条件	「対象の場合だけ」「確認後に」などの条件が残っているか
説明の順番	画面に出る前の項目を、説明なしに指していないか
指示語	「こちら」「それ」が何を指すか、聞いて分かるか
約束	資料にない期限や成果を言い切っていないか
進行メモ	読み上げ文と、操作・間・画面切り替えの指示が区別されているか

原稿だけを別のAIに確認させても、資料との一致は確かめられません。元のスライドへ戻れるよう、版と番号を残します。文の校正も行う場合は、ビジネス文書の校正手順と併せて確認すると、事実の照合と表現の修正を分けて進められます。

リハーサルの実測時間から原稿を短くする

一度、実際のスライドを表示しながら声に出して読んでみます。画面切り替えや資料を指す動作も含め、スライドごとの所要時間を記録してください。

例えば、先ほどの5分枠に対し、練習で次の時間になったとします。これも計算手順を示す架空の例です。

スライド	予定	実測したと仮定した時間	見直し案
1	40秒	45秒	挨拶と目的説明の重複を削る
2	90秒	105秒	同じ注意事項の繰り返しを削る
3	110秒	125秒	補足を短くし、確認手順は残す
4	60秒	55秒	練習への案内を維持する
合計	300秒	330秒	全体で30秒分の短縮を試す

合計30秒超過しているからといって、各スライドを一律に短くする必要はありません。必ず伝える手順や条件を残し、重複した説明や補足から削ります。

以下の発表原稿を短くする案を出してください。
説明枠は300秒、リハーサルの実測合計は330秒でした。

残す内容：
- 入力前にそろえる3項目
- 不明な項目を推測で埋めないこと
- 必須項目が不明なら責任者へ確認し、確認前に送信しないこと
- 練習には架空データを使うこと

依頼：
1. 重複や削除候補をスライド番号ごとに示す
2. 削除する文と、その理由を示す
3. 条件を維持した短縮案を作る
4. 何秒短くなったかは断定しない

原稿とスライド別の実測時間：
［ここに入力を許可された内容を貼る］

修正後はもう一度測ります。文字数が減っただけでは、説明の間や操作時間まで短くなったとは限りません。早口で収める前提にせず、聞き手が内容を追えるかも確かめましょう。

よくある質問

5分の発表原稿は何文字にすればよいですか？

一律の文字数では決められません。専門用語の多さ、間の取り方、操作実演の有無で時間が変わります。まず短い原稿を自分で読み、その実測を基に全体の分量を調整してください。AIには文字数を初稿の目安として指定しても、最後は実際に話して確認します。

スライドをそのまま読めば十分ではないですか？

スライドの文章だけで手順が伝わるなら、説明を増やす必要はありません。図のどこを見るか、次に何をするかなど、聞き手が迷う部分を補うために発表原稿を使います。すべてのページを同じ長さで説明する必要もありません。

スライドを直したら原稿も作り直しますか？

変更したページと、その前後のつなぎを確認します。枚数や順番が変わった場合は番号を更新し、数値や条件を変えた場合は該当する読み上げ文も照合してください。修正の影響がある範囲を確認したうえで、全体を通して時間を測ります。

福島県の企業で試すなら、短い社内説明を題材にする

初回は、架空の手順を説明する3〜4枚の資料で試す方法を提案します。原稿を作る時間、内容を確認する時間、リハーサルで直す時間を分けて記録すると、AIを使ってどの作業が減り、どこに確認が残ったかを判断できます。

生成AI研修で扱う場合も、原稿の完成だけで演習を終えず、受講者が実際に話すところまで含めてください。資料から説明文を作り、根拠を確かめ、持ち時間に合わせて直す。この一連の作業を練習すれば、自社の説明会や商品紹介にも応用する手順を持ち帰れます。

福島県内で業務に沿った研修や導入支援を検討している方は、コミットメントのAI活用支援をご覧ください。相談時には、発表の目的と聞き手、準備で時間がかかっている工程を整理しておくと、演習内容を具体化できます。