在庫管理を生成AIで始める方法｜福島県の小売・卸売業向け

小売・卸売業の在庫確認では、生成AIを使って、棚卸し差異の説明メモや発注前の確認リストを作れます。Excelなどで計算した数量と、担当者のメモを組み合わせ、次に調べる項目を整理する使い方です。

在庫数の集計は表計算や在庫システムで行い、発注する数は担当者が決めます。この記事では、その間にある確認作業を整える手順を紹介します。

まず商品コード・単位・時点をそろえる

同じ商品でも「個」と「箱」が混ざると、数量を比較できません。AIを使う前に、基準日時と集計期間を決め、次の項目をそろえてください。

項目	確認する内容
商品	商品コード、正式名称、保管場所
数量	現在庫、販売数、棚卸し数。それぞれの単位
期間	在庫の基準日時、販売の集計期間
発注条件	会社が決めた最低在庫、発注単位、確認済みの入荷予定

商品名の似た行は、AIに統合させず、同一商品かを担当者が確認します。材料の準備は社内データの整理手順も参考にしてください。

計算済みの表から、確認理由を整理する

最低在庫割れ、販売数、棚卸し差異は、Excelの集計手順に沿って式などで計算します。生成AIには、計算済みの結果とメモから、確認理由を短くまとめさせます。

練習は架空の商品表で行います。実際の仕入条件、原価、未公開商品、取引先の情報を使う前には、会社が認めたAIと入力範囲を確認してください。

次の架空の在庫確認表を、担当者用の確認リストにしてください。
商品ID／表に記載された数量と判定／確認する理由／確認先に分けてください。
計算済みの数値は変更せず、空欄は「要確認」としてください。
発注数、値下げ、廃棄は決めないでください。

元の表と出力を商品IDで照合し、行の欠落や数量の転記ミスを直します。AIが「欠品しそう」と書いた場合も、何を根拠にした記述かを確認します。

棚卸し差異は元の入出庫記録へ戻る

差異が出たら、入荷、返品、保管場所の移動、破損、サンプル利用など、確認する記録を一覧にします。原因が確かめられていなければ、「返品処理漏れが原因」といった説明をAIに加えさせません。

過剰在庫でも同様です。季節商品なのか、販売終了品なのか、陳列の問題なのかで対応が変わります。販売実績と担当者が確認した事情を分けて残します。

発注メモには判断理由を残す

確認が終わったら、担当者が決めた発注数と理由を記録します。現在庫、入荷予定、販売状況、最終判断、承認者を同じメモで確認できれば、後日の引き継ぎにも使えます。

AIが作る確認表と、実際の発注記録は区別してください。発注が完了していない段階で「発注済み」と書かれていないかも確認します。受発注業務の整理では、依頼から確認までの流れを扱っています。

最初は少数の商品で、確認の手間を比べる

欠品すると困る商品や差異が出やすい商品を選び、少数から試します。確認頻度は、入荷にかかる日数、賞味期限、欠品した場合の影響に合わせて決めます。

作成時間、元表との不一致、修正時間を記録し、従来の確認方法と比較しましょう。必要な業務整理や研修の進め方は、福島県の企業向けAI活用支援をご覧ください。