生成AIで社内用語集を作る方法｜福島県の中小企業向け

生成AIで社内用語集を作るときは、資料から言葉の候補を抜き出し、社内での意味を担当部署が確認してから載せます。「略語・意味・使う場面・根拠・確認先」を一組にし、資料に説明がない言葉は未確認として残す進め方を勧めます。

対象は、福島県の中小企業で新人教育や部署間の引き継ぎを担当する方です。ここで扱うのは、AIの専門用語を学ぶための辞典ではなく、自社の仕事で使う言葉の用語集です。以下の手順、表、依頼文は当社の提案であり、実在企業の社内資料や導入実績を紹介するものではありません。

社内用語集には「その言葉で何を指すか」を書く

たとえば「締めたら回してください」と伝えたとします。慣れた担当者には通じても、新人には、何を確定し、誰へ渡せばよいのか分かりません。

用語集には、一般的な辞書の意味に加えて、その部署が何を指して使うかを書きます。「締め」を単に「集計すること」と説明するより、「当日分の受付件数を確認し、確定済み一覧を担当部署へ渡す作業」とした方が、確認する対象を理解できます。ただし、これは説明用の架空例です。実際の意味は、自社の承認済み手順に合わせてください。

用語集と業務マニュアルは役割を分けます。用語集は言葉の意味を確かめる入口、マニュアルは仕事の順番を確認する資料です。用語集へ全手順を複製するより、該当する手順書の見出しや保存先を添える方が、変更時に直す場所を絞れます。

最初は一つの業務から、説明を求められた言葉を集める

当社では、全社の言葉を一度に集めるより、新人から質問された言葉がある業務を一つ選ぶことを勧めます。受付、備品管理、日報提出など、担当者が意味を確認できる範囲から始めましょう。

材料にするのは、その業務で使う最新版の手順書、記入見本、承認済みFAQです。古い資料や口頭の説明が混ざる場合は、出典を分けて記録します。口頭で聞いたことを、承認済みのルールとして扱わないためです。

集める候補	拾うときの観点
略語	正式名称が資料内に書かれているか
独自の呼び名	何の書類・画面・作業を指すのか
状態を表す言葉	「仮」「確定」「完了」の条件は何か
部署によって意味が違う語	どの部署・業務で使われたか
古い呼び名	現行の名称へ案内してよいか、確認が必要か

入力する資料は、会社が利用を認めたAI環境と情報の範囲に合わせて選んでください。未公開の商品名、顧客固有の略称、個人情報、内部の機密情報は除外します。名称を伏せても仕事内容から対象が分かる資料は、そのまま使いません。準備に迷う場合は、社内データを生成AIで活用する前の整理を参考にしてください。

AIへの最初の依頼は、定義の作成より候補の抽出に絞る

最初から「分かりやすい用語集を完成させて」と頼むと、資料内に定義がある言葉と、説明が足りない言葉の区別を確認しにくくなります。まずは候補と出典を一覧にする工程を設けます。

資料には「S01」「S02」のような識別子を付け、見出しや段落番号も渡します。候補が多くても、元の記述へ戻れるようにするためです。

次の資料から、新人や異動者が意味を確認しそうな略語、独自の呼び名、
状態を表す言葉の候補を抜き出してください。

出力項目:
候補ID／言葉／使われている部署・業務／元の一文／資料IDと見出し／
資料に明記された意味／確認したいこと

条件:
- 元の一文は書き換えず、短く引用する
- 資料に意味が明記されていなければ「未確認」と書く
- 略語の正式名称を一般知識で補わない
- 同じ言葉でも部署や意味が違えば別の行にする
- 資料にない担当部署や確認先を作らない
- 候補の抜けがないとは断定しない

対象資料:
S01［資料名・版・見出し・入力可能な本文］
S02［資料名・版・見出し・入力可能な本文］

出力後は、元の資料にある言葉をいくつか選び、候補表へ拾われているか確かめます。表に載っている行の正しさだけでなく、抜けた言葉も見るための確認です。資料が長い場合は、見出し単位で分けて確認すると照合箇所を追いやすくなります。

同じ言葉でも、部署ごとに意味が違えば分けて残す

候補表を受け取ったら、担当者が意味を確認します。言葉が同じという理由だけで統合しないことが、この工程の要点です。

次は、架空の資料に書かれた説明を確認した後の記入例です。AIを実行して得た検証結果ではありません。

言葉	使う業務	確認した意味	用語集での扱い
一次確認	備品貸出	申請の記入漏れを確認する。貸出承認は含まない	「備品貸出の一次確認」として載せる
一次確認	原稿制作	公開担当へ渡す前に、表記と参照先を確認する	備品貸出とは別の項目にする
仮受付	備品貸出	申請を受け取った状態。貸出日はまだ確定していない	確定済みとの違いを添える
K票	備品貸出	元資料に説明がない	未確認のまま担当者へ質問する

「一次確認」を一つの説明へまとめると、ある部署の意味が別の部署へ混ざります。「仮受付」の例では、何を済ませたかだけでなく、何がまだ済んでいないかも説明します。状態を表す言葉は、完了していない作業を誤解させない表現にすると使いやすくなります。

資料同士で説明が食い違うときも、AIに多数決で意味を決めさせません。両方の出典を残し、業務の責任者へ確認します。決まるまでは確認用の一覧に置き、社員向けの用語集には確定した意味だけを載せましょう。

確認済みの意味を、使用例付きの用語カードへ整える

意味が決まったら、AIに説明を短く整えてもらいます。ここでは確認済みの定義を渡し、承認条件や対象範囲を変えないように依頼します。

用語カードの最小構成は、次の通りです。

• 見出しとなる言葉と、検索に使う別の呼び名
• 使う部署・業務
• 確認済みの短い説明
• 使用例と、混同しやすい言葉との違い
• 根拠となる資料・版・見出し
• 確認先と最終確認日

たとえば「仮受付」の使用例を「仮受付です。貸出日の確定は別途連絡します」としておけば、状態を伝える文章の参考にもなります。使用例は、未確認の約束や期限を足さない範囲で作ってください。

確認済みの定義だけを使って、新人向けの用語カードへ整えてください。
説明は短い文章にし、対象業務、含まない作業、未確定の条件を省かないでください。
使用例は「例」と明記し、資料にない期限・承認権限・約束を追加しないでください。
意味を変えずに短くできない箇所は、元の説明を残して確認事項を添えてください。

最後に、その業務をまだ知らない人にカードを読んでもらい、何を指すか説明できるかを確かめます。「受付済みと貸出確定の違いが分かるか」のように、確かめる点を一つに絞ると、直す文章が見つけやすくなります。

用語集の更新とAIへの受け渡しを分けて管理する

用語集は、社員が手順書を探す場所から開けるようにします。紙で使う場合も、最新版の所在と版を表紙に記載してください。

更新担当を決め、手順変更、書類名の変更、新人からの質問を見直しのきっかけにします。廃止した呼び名は検索用に残しても構いませんが、「現在は使わない名称」と明示し、現行項目へ案内します。古い意味を現行ルールとして使わせないためです。

AIに用語集を参照させたい場合は、必要な項目と版を、その作業で参照できる形で渡します。一度説明しただけで、別の会話や別の社員の利用にも同じ定義が反映される前提にはしません。参照方法や保持の仕組みは利用環境によって異なるため、使う環境で確認してください。

また、用語集に意味が載っていても、操作の許可にはなりません。「承認」という言葉を定義することと、AIや社員に承認権限を与えることは別です。権限や具体的な手順は、会社の規程・マニュアルを確認する運用を保ちます。

社内用語集づくりでよくある質問

略語の意味をAIに調べてもらってよいですか？

一般的な意味を調べることと、自社の意味を確定することを分けてください。同じ略語でも使う業務によって意味が違う場合があります。社内用語集には、担当者と根拠資料で確認した定義を載せます。

Excelや共有文書で始めてもよいですか？

始められます。最初に専用システムを導入する必要はありません。探したい言葉で検索でき、最新版と確認先が分かり、編集者を決められる形を選びましょう。

AIで全社の用語を漏れなく集められますか？

この手順で網羅性は保証できません。資料に書かれていない口頭の呼び名もあります。資料からの抽出に加えて、新人の質問や担当者の確認を通じて追加していきます。

まずは一つの業務で、迷いやすい言葉を確認する

用語集の完成度を、収録した語数だけで判断しないようにしましょう。読む人が意味を理解し、分からないときに正しい資料や担当者へ戻れることを、最初の目標にします。

一つの業務の言葉を整理できたら、業務マニュアルや社内FAQから参照できるようにします。資料ごとに定義を書き直す手間を増やさず、言葉の意味を確かめる入口をそろえていく進め方です。

福島県で生成AI研修やAI導入支援を検討している方は、コミットメントのAI活用支援をご覧ください。相談時には、整理したい業務と、意味を説明しにくい言葉の架空例を用意すると、研修で扱う題材を具体的に検討できます。